Manual de usuario 1.0

Producto: MEIK ProcesIA · Licitación: 1016-11-LE26 · Dirección de Planeamiento, MOP
Fabricante: MEIK LABS SpA · Versión del documento: 1.0 (borrador de congelación)
Documento relacionado: Manual de administración y operación (D3) · Ficha técnica (D1)

Cómo leer este manual

Cada sección indica su estado con una de estas dos marcas:

Cada sección sigue el mismo orden: para qué sirve · cómo se hace · qué dicen los avisos de la pantalla · requisito que cubre. Los códigos de requisito (RO, RD) son los de las bases administrativas y técnicas de la licitación.

Convenciones.

• El texto entre comillas angulares —«Guardar proceso»— es el nombre exacto de un botón, una pestaña o un campo tal como aparece en pantalla.
• «Proceso» es siempre un proceso del Servicio levantado en la plataforma; «artefacto» es cada producto de ese proceso: diagrama BPMN, documento descriptivo, matriz RACI, tabla SIPOC, matriz de registros y relaciones CAIGG.
• Todo resultado generado con inteligencia artificial es un borrador sujeto a revisión humana. La plataforma nunca valida nada por sí sola.

Mapa de la interfaz

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M1 · Acceso y navegación

M1.1 · Ingresar con la cuenta institucional — Versión 1.0

Para qué sirve. Entrar a la plataforma con la cuenta del Ministerio, sin crear una cuenta nueva ni compartir contraseñas.

Cómo se hace.

1. Abra la dirección de la plataforma en el navegador.
2. Pulse «Ingresar con cuenta institucional».
3. Escriba su cuenta del Ministerio en la pantalla del proveedor de identidad.
4. Vuelva a la plataforma: la sesión queda abierta mientras use el sistema.

Qué dicen los avisos. Si el proveedor rechaza la cuenta, la plataforma no indica si el problema fue la cuenta o la contraseña: solo propone reintentar. Tras cinco intentos fallidos la cuenta se bloquea temporalmente y el intento queda en la auditoría.

Requisito. RO-11 (SSO con Entra ID por OpenID Connect, o SAML 2.0, o LDAPS con AD).

M1.2 · Cuenta de edición y cuenta de visualización — Versión 1.0

Para qué sirve. Distinguir quién puede modificar los procesos y quién solo revisarlos.

Cómo se hace. No se elige en pantalla: la asigna el administrador al dar de alta la cuenta.

Requisito. RO-10 (cuentas de edición y de visualización, con rol administrador).

M1.3 · Recorrido de la pantalla — Disponible

Para qué sirve. Saber dónde está cada cosa la primera vez que se abre la plataforma.

Cómo se hace.

1. La franja superior indica el estado del servicio: «API y base de datos disponibles» cuando todo responde.
2. Elija «Repositorio de procesos» para trabajar. A la izquierda quedan el espacio, el buscador de procesos y los formularios de creación; a la derecha, el proceso elegido.
3. Dentro del proceso, las etapas del levantamiento aparecen arriba y las secciones —insumos, artefactos, versiones, revisión— se recorren hacia abajo.
4. El botón con forma de signo de interrogación junto a cada título abre la ayuda contextual de esa sección (M12.1).

Qué dicen los avisos. La franja superior muestra «Entorno de desarrollo. No cargar datos reales» mientras la plataforma no esté instalada en la infraestructura del Ministerio. El pie recuerda que todo contenido generado con IA es un borrador sujeto a revisión humana.

Requisito. RO-12 (interfaz y manuales en español).

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M2 · Repositorio de procesos

M2.1 · Espacios de trabajo — Disponible

Para qué sirve. Ordenar los procesos por área o unidad, sin mezclar los de distintas direcciones.

Cómo se hace.

1. En «Repositorio de procesos», el selector «Espacio» lista las áreas creadas.
2. Para crear uno, escriba «Nombre del espacio» y «Área» en «Crear espacio» y pulse «Crear espacio».
3. Al cambiar de espacio, la lista de procesos se actualiza; el proceso abierto se cierra para no confundir datos de dos áreas.

Qué dicen los avisos. Si el espacio no tiene procesos, la lista lo dice explícitamente en lugar de mostrar una pantalla vacía como si hubiera un error.

Requisito. RO-06 (repositorio único organizable por área o espacio de trabajo).

M2.2 · Crear un proceso y completar sus datos de seguimiento — Disponible

Para qué sirve. Dejar registrado el proceso que se va a levantar y las horas-persona y reuniones que consume, para poder medir el proyecto (M11).

Cómo se hace.

1. En el espacio elegido, escriba «Código del proceso» y «Nombre del proceso» y pulse «Crear proceso».
2. Seleccione el proceso en la lista y complete «Código», «Nombre», «Horas-persona registradas» y «Reuniones registradas» en «Datos y seguimiento».
3. Pulse «Guardar proceso». El número de «revisión» sube en uno.

Qué dicen los avisos. «Estado registrado: En revisión» u otro según corresponda. Si otra persona guardó el proceso antes que usted, la plataforma avisa que el proceso cambió y pide recargar; no sobrescribe ni pierde lo escrito.

Requisito. RO-06 y RD-08 (procesos por estado, HH y reuniones registradas).

M2.3 · Buscar y filtrar procesos — Disponible

Para qué sirve. Encontrar un proceso en un espacio con muchos.

Cómo se hace. Escriba el código o parte del nombre en «Buscar por código o nombre» y pulse «Buscar». La búsqueda recorre código y nombre del espacio elegido y pagina los resultados con «Anterior» y «Siguiente».

Qué dicen los avisos. El contador del título («Procesos 12») muestra el total encontrado, no el de la página.

Requisito. RO-06.

M2.4 · El estado de revisión que aparece en la lista — Disponible

Para qué sirve. Saber en qué punto está cada proceso sin abrirlo.

Cómo se hace. Cada fila muestra el código y el estado con una insignia de color y texto: «Borrador generado con IA», «En revisión», «Revisado» o «Validado por el dueño».

Qué dicen los avisos. «Borrador generado con IA» significa que el contenido proviene de una generación automática y que todavía no pasó por revisión humana (M9.1).

Requisito. RD-15 (estados de revisión con historial).

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M3 · Insumos y transcripciones

M3.1 · Cargar grabaciones, documentos, imágenes y notas — Disponible (audio, video y texto) · Versión 1.0 (PDF e imagen)

Para qué sirve. Reunir en un solo lugar lo que ya existe sobre el proceso: la entrevista grabada, el procedimiento, los formularios y las notas de reunión.

Cómo se hace.

1. Abra el proceso y vaya a «Insumos textuales».
2. Para audio o video: use «Archivo de audio o video» y elija el archivo. La plataforma valida el contenido real del archivo, lo convierte a FLAC mono 16 kHz y descarta la imagen: del video solo se conserva el audio necesario para citar.
3. Para una nota o una transcripción aportada: elija «Tipo de insumo», escriba «Título del insumo» y «Contenido textual» y pulse «Guardar insumo».
4. Repita con cada insumo. Si sube dos veces el mismo archivo, la plataforma lo detecta por su huella SHA-256 y reutiliza el existente en lugar de duplicarlo.
5. Para corregir un nombre automático —«Nueva grabación 30»—, seleccione el insumo, escriba el nombre definitivo en «Título del insumo» y pulse «Guardar título». El archivo, su huella y su contenido no cambian; solo el nombre con que se ve.

Qué dicen los avisos. «Audio guardado como FLAC mono 16 kHz · N bytes · M minutos. El original no se conserva; la transcripción se pide desde la lista». La columna «Análisis» muestra el estado del análisis antimalware (M3.2) y «Pendiente» mientras no se haya hecho.

Versión 1.0. La carga de PDF e imagen con extracción de texto y de número de página forma parte de la entrega comprometida; el botón correspondiente aparecerá en esta misma sección. Hoy los insumos admitidos son audio, video, nota y transcripción aportada.

Requisito. RO-01 (cargar grabaciones de audio o video, documentos, imágenes y notas, y transcribir el audio en español).

M3.2 · Estado de cada archivo y análisis antimalware — Versión 1.0

Para qué sirve. Saber si un archivo se revisó antes de usarlo y qué ocurre si contiene código malicioso.

Cómo se hace.

1. La columna «Análisis» de la lista de insumos muestra el resultado por archivo: «Revisado (antimalware)», «Pendiente» o «Rechazado (contenido malicioso)».
2. Si un archivo se rechaza, no llega a la lista: se borra y el intento queda en la auditoría con la firma que lo detectó.

Qué dicen los avisos. «Rechazado (contenido malicioso)» indica que el archivo no se guardó. El análisis usa el ClamAV instalado en la máquina virtual o el escáner institucional por socket, según la configuración.

Requisito. RO-22 (análisis antimalware de los archivos antes de usarlos).

M3.3 · Leer la transcripción: hablantes, marcas de tiempo y salto al segundo — Disponible

Para qué sirve. Trabajar sobre lo que se dijo, sin volver a escuchar la entrevista completa.

Cómo se hace.

1. En «Insumos textuales», seleccione un audio de la lista: aparece su reproductor y su duración.
2. Pulse «Transcribir» en la fila del audio. La plataforma reserva la cuota, envía el audio a Amazon Transcribe con separación de hablantes, borra el objeto temporal y guarda los segmentos. Si ese insumo ya tenía transcripción, la reutiliza y no vuelve a llamar a AWS.
3. Pulse «Ver transcripción». La tabla muestra «Minuto», «Hablante» y «Texto» de cada turno.
4. Pulse «Ir al segundo» en cualquier fila: el reproductor salta a ese instante del audio.
5. En «Fuentes citadas» (M7), el botón «Ir al segundo» de una cita hace lo mismo desde cualquier artefacto del proceso.

Qué dicen los avisos. «Transcripción lista: N segmentos · M minutos de audio · consumo registrado». Si no hay cuota suficiente, la plataforma responde que el saldo no alcanza y no llama a AWS. Si el insumo no tiene audio, lo dice sin gastar cuota.

Requisito. RO-01 y RD-12 (cada elemento indica el insumo y el fragmento que lo sustenta).

M3.4 · Glosario institucional — Versión 1.0 (edición en pantalla) · se aplica hoy al transcribir

Para qué sirve. Evitar que la transcripción escriba «visación» como «visación» o «bicación», y fijar los nombres correctos de documentos, cargos y sistemas.

Cómo se hace. El administrador mantiene el glosario en «Administración → Glosario» (D3, A6): una entrada por línea, con la forma correcta y sus variantes. Al transcribir, la plataforma reemplaza las variantes por el término canónico y registra la versión del glosario usada junto a la transcripción.

Qué dicen los avisos. La transcripción indica con qué versión del glosario se procesó, de modo que se puede saber si un término cambió después.

Versión 1.0. La edición del glosario desde una pantalla del producto forma parte de la entrega comprometida; hoy las entradas se cargan con el procedimiento del manual de administración.

Requisito. RO-01 (transcripción en español con la terminología institucional).

M3.5 · Borrado de un insumo y su registro en auditoría — Versión 1.0

Para qué sirve. Eliminar una grabación o una nota cuando ya no corresponde conservarla, dejando constancia de quién lo hizo y cuándo.

Cómo se hace.

1. En la lista de insumos, abra el insumo y elija «Eliminar insumo».
2. Confirme. El archivo se borra del volumen de datos y la fila deja de aparecer.
3. El borrado se registra en la auditoría con autor, fecha y motivo.

Qué dicen los avisos. El borrado no se puede deshacer; si el insumo tenía transcripción, también se elimina. Los artefactos ya generados no cambian, pero sus citas a ese insumo dejan de poder abrir el audio.

Requisito. RO-16 y RD-16 (plazos de conservación y eliminación por persona).

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M4 · Diagrama BPMN 2.0

M4.1 · Leer el diagrama — Disponible

Para qué sirve. Entender cómo se ejecuta el proceso: quién hace cada cosa y en qué orden.

Cómo se hace.

1. Abra el proceso y elija la pestaña «Diagrama BPMN».
2. La imagen muestra los carriles por rol, las actividades, las compuertas —con la condición escrita— y los flujos, con inicio y fin.
3. Use «+», «−» y «Ajustar» para mover y acercar el diagrama; en pantallas angostas el diagrama se desplaza con el dedo o el cursor.
4. Pulse una actividad para ver, en la vista de lectura, sus fuentes, riesgos y controles. Allí, «Anterior» y «Siguiente» recorren el proceso paso a paso, centrando cada elemento en el diagrama.

Qué dicen los avisos. Bajo el título se indica la versión del artefacto y si es «Manual, sin IA», «Borrador generado con IA» u «Origen IA, ya revisado». La marca de agua de bpmn.io se mantiene visible por licencia.

Requisito. RO-02 (borrador del diagrama en BPMN 2.0 con carriles por rol).

M4.2 · Editar en el editor visual y guardar una versión nueva — Disponible

Para qué sirve. Corregir el borrador sin depender de otra herramienta: mover una actividad al carril que corresponde, renombrarla, agregar una compuerta o un flujo.

Cómo se hace.

1. Pulse «Editar diagrama».
2. Mueva, cree, renombre o borre actividades, carriles, compuertas y flujos.
3. Pulse «Guardar como versión nueva». Si se arrepiente, «Descartar cambios del editor».
4. Al guardar, la plataforma vuelve a dibujar el diagrama en el servidor y crea una versión nueva; la anterior se conserva (M10.1).

Qué dicen los avisos. «Cambios sin guardar: se pierden al cerrar o descartar». Si el diagrama queda con elementos desconectados o con actividades sin rol, el guardado se rechaza y la versión guardada no se pierde: el editor sigue abierto con su trabajo. Editar el diagrama no borra el objetivo, el alcance, los cargos, las entradas, los controles ni el SIPOC.

Requisito. RO-03 (editor visual para revisar, modificar y completar los diagramas).

M4.3 · Marcadores de información pendiente — Disponible

Para qué sirve. Ver de un golpe qué falta, en lugar de que alguien lo complete por deducción. Es la regla del producto: lo que no está en los insumos no se inventa.

Cómo se hace.

1. En el diagrama, las actividades sin responsable quedan en el carril «Rol por confirmar» y las decisiones sin condición muestran el flujo «Condición por definir».
2. El bloque «Revisión del modelo» lista cada pendiente con su elemento; el botón «Ver el detalle en Revisión del modelo» lleva a la lista completa.
3. Para resolverlo, edite el diagrama (M4.2) o el documento y matrices (M5.2) con el dato real, o marque la casilla de confirmación al validar (M9.5).

Qué dicen los avisos. El contador «Revisión del modelo · N pendientes» y, en el documento, la expresión «Por confirmar».

Requisito. RO-07 (identificar lo generado por IA y no completar por suposición).

M4.4 · Comparar dos versiones del diagrama — Versión 1.0

Para qué sirve. Ver qué cambió entre dos versiones antes de validar, sin abrir dos pestañas.

Cómo se hace.

1. En «Versiones del proceso» (M10.1), elija «Comparar con».
2. Seleccione la versión anterior.
3. El diagrama se muestra lado a lado, con los elementos agregados, modificados y eliminados resaltados; el documento se compara del mismo modo, párrafo a párrafo.

Qué dicen los avisos. La comparación es informativa: no crea ni modifica versiones.

Requisito. RD-03 (comparación visual entre versiones de un proceso).

M4.5 · Importar un diagrama existente — Disponible

Para qué sirve. Traer al repositorio los procesos que el Servicio ya tiene documentados, sin retipearlos.

Cómo se hace.

1. En «Artefactos locales», use «Importar diagrama BPMN 2.0 XML (RD-01)» y elija el archivo .bpmn o .xml (máximo 2 MiB).
2. La plataforma crea una versión nueva con lo que el archivo representa y lista como dudas lo que no pudo recuperar: anotaciones, objetos de datos y extensiones de la herramienta de origen.
3. Revise las dudas en «Revisión del modelo» y complete lo que falte.

Qué dicen los avisos. «Diagrama importado desde {archivo}. Revisar las dudas antes de usarlo». Si el archivo no es BPMN 2.0 interpretable, el guardado se rechaza con el motivo y el proceso queda intacto. El contenido que el BPMN no puede llevar —objetivo, alcance, cargos, entradas, controles, plazos, SIPOC y registros— se conserva del modelo anterior.

Requisito. RD-01 (importar diagramas existentes en BPMN 2.0 XML).

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M5 · Documento descriptivo

M5.1 · Estructura del documento — Disponible

Para qué sirve. Obtener el documento descriptivo con la estructura que exige la metodología CAIGG, sin redactar desde cero.

Cómo se hace. Elija la pestaña «Documento». El texto sigue el orden del Documento Técnico N° 89: identificación del proceso, objetivo, alcance, responsables, descripción de actividades, entradas, salidas, registros, controles, indicadores y catastro de versiones. El diagrama se referencia, no se incrusta.

Qué dicen los avisos. Donde falta información aparece «Por confirmar» (M5.3). El documento exportado lleva el aviso de borrador en cada página hasta que el proceso se valida.

Requisito. RO-04 (borrador del documento descriptivo, editable y exportable).

M5.2 · Editar el documento y las matrices — Disponible

Para qué sirve. Corregir el borrador con las palabras del equipo, sin volver a generar con IA.

Cómo se hace.

1. Pulse «Editar documento y matrices».
2. Corrija en las pestañas del editor: proceso y SIPOC (nombre, objetivo, alcance, introducción, clasificación CAIGG), actividades (nombre, descripción, responsable, plazo, periodicidad, condición), roles y cargos, registros de operación —con la casilla «Trata datos personales»— y matriz RACI.
3. Pulse «Guardar cambios». Se regeneran los seis artefactos con esos textos y sube la versión.

Qué dicen los avisos. «Cambios guardados: 6 artefactos regenerados», con el número de datos que quedan por confirmar. Agregar o quitar actividades se hace en el diagrama (M4.2), no aquí. Si el proceso cambió mientras editaba, el guardado se rechaza y el editor conserva lo escrito.

Requisito. RO-04 y RO-05.

M5.3 · «Por confirmar»: qué aparece y cómo se resuelve — Disponible

Para qué sirve. Distinguir un dato del proceso de una suposición.

Cómo se hace. Cada vez que un dato no está en los insumos, el documento escribe «Por confirmar» y el bloque «Revisión del modelo» lo lista. Para resolverlo: corrija el dato en el editor (M5.2) o en el diagrama (M4.2); el marcador desaparece en la siguiente generación. No se borra a mano del documento.

Qué dicen los avisos. Al intentar validar con pendientes abiertos, la plataforma pide una confirmación explícita (M9.5).

Requisito. RO-07.

M5.4 · Documento sobre la plantilla del administrador — Disponible

Para qué sirve. Entregar el documento con la imagen institucional del Ministerio: encabezado, pie, márgenes y tipografía.

Cómo se hace.

1. El administrador carga la plantilla una vez en «Tablero de seguimiento → Plantilla del documento → Subir plantilla DOCX» (D3, A8).
2. Desde ese momento, cada documento se genera sobre esa plantilla: la plataforma reemplaza el cuerpo y conserva encabezado, pie y estilos.

Qué dicen los avisos. «Plantilla versión N cargada. Se aplicará al próximo documento que se genere». Las versiones no se borran: la más nueva es la vigente y las anteriores quedan para saber con qué imagen se generó cada documento. Si no hay plantilla, se usa la del generador con el pie de borrador. No se aceptan plantillas con macros.

Requisito. RD-14 (documento sobre la plantilla institucional configurable).

M5.5 · Catastro de versiones y fecha de última actualización — Disponible

Para qué sirve. Que el documento diga por sí mismo qué versión es, quién la hizo y cuándo, sin depender de la memoria del equipo.

Cómo se hace. La última sección del documento, «Catastro de versiones», lista cada versión con número, fecha, autor y origen (humano o IA). Se actualiza sola en cada generación; no se edita a mano.

Qué dicen los avisos. Si el documento se restauró desde una versión anterior, el catastro muestra la restauración como una versión nueva: nada se borra.

Requisito. RO-06 y RO-08 (historial de versiones con autor, fecha y cambios).

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M6 · Matrices

M6.1 · Matriz RACI — Disponible

Para qué sirve. Fijar quién responde de cada actividad (R), quién aprueba (A), a quién se consulta (C) y a quién se informa (I).

Cómo se hace. Elija la pestaña «RACI». La matriz cruza actividades con roles. Para cambiar un rol, edite el responsable de la actividad en el editor (M5.2) o el rol en el diagrama (M4.2); la matriz se recalcula al guardar.

Qué dicen los avisos. Una fila con la celda de responsable vacía señala una actividad sin dueño: es el mismo pendiente que aparece en el diagrama.

Requisito. RO-05 (matriz RACI por rol y tabla SIPOC, editables).

M6.2 · Tabla SIPOC — Disponible

Para qué sirve. Ver el proceso de arriba abajo —proveedores, entradas, proceso, salidas y clientes— en una sola página.

Cómo se hace. Elija la pestaña «SIPOC» y edite las listas en «Editar documento y matrices → SIPOC». Los responsables del proceso se completan con los cargos del modelo.

Qué dicen los avisos. Si una entrada del SIPOC no aparece en el diagrama, el editor lo advierte al guardar.

Requisito. RO-05.

M6.3 · Matriz de registros de operación — Disponible

Para qué sirve. Dejar la base de la matriz de registros: qué registro se genera, quién responde de él, en qué soporte vive y cuánto se conserva.

Cómo se hace.

1. Elija la pestaña «Registros de operación».
2. En el editor, agregue o corrija filas: «Registro», «Responsable», «Soporte», «Conservación» y la casilla «Datos personales».
3. Guarde. La matriz se exporta en XLSX y CSV (M10.3).

Qué dicen los avisos. Marcar «Datos personales» cambia el resumen del documento (M8.2) y no cambia el diagrama.

Requisito. RD-09 (base de la matriz de registros de operación, editable y exportable).

M6.4 · Tabla de relaciones por actividad — Disponible

Para qué sirve. Ver en una tabla qué entradas consume y qué salidas produce cada actividad, según la estructura CAIGG.

Cómo se hace. Elija la pestaña «Relaciones CAIGG». La tabla muestra actividad, entrada, salida y responsable; se exporta en CSV y XLSX.

Qué dicen los avisos. Las filas se derivan del modelo: para cambiar una relación hay que cambiar la actividad en el editor o en el diagrama.

Requisito. RO-04 (estructura del documento CAIGG).

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M7 · Trazabilidad a la fuente

M7.1 · Ver la cita de una actividad o de un elemento — Disponible

Para qué sirve. Comprobar de dónde salió cada dato del borrador antes de darlo por bueno.

Cómo se hace.

1. Abra la vista de lectura del proceso («Vista de lectura» o /#lectura/{proceso}).
2. Pulse una actividad del diagrama. El panel lateral muestra sus fuentes: la cita, el insumo del que proviene y el minuto.
3. En el repositorio, el bloque «Fuentes citadas» lista todas las citas del proceso.

Qué dicen los avisos. Una cita con «≈ mm:ss · estimado» proviene de un fragmento sin marca exacta: es una referencia aproximada, no un segundo verificado. Las citas aportadas a mano no se verifican contra el insumo.

Requisito. RD-12 (trazabilidad a la fuente).

M7.2 · Saltar al minuto del audio o a la página del documento — Disponible

Para qué sirve. Escuchar el momento exacto en que se dijo algo, sin buscar en la grabación.

Cómo se hace. Pulse «Ir al segundo» junto a una cita o junto a un segmento de la transcripción (M3.3). El reproductor del insumo se abre y avanza a ese instante.

Qué dicen los avisos. Si el insumo no tiene audio asociado, el botón no aparece y la cita se muestra sin tiempo. En la versión 1.0, la cita de un PDF incluye el número de página.

Requisito. RD-12.

M7.3 · Cuando la cita no coincide con el borrador — Disponible

Para qué sirve. Resolver la diferencia sin perder el dato ni la fuente.

Cómo se hace. Corrija el texto en el editor (M5.2) o el elemento en el diagrama (M4.2). La cita se conserva tal como está en el insumo: la corrección es del artefacto, no de la transcripción. Si la transcripción está mal, corrija el término con el glosario (M3.4) y vuelva a transcribir solo si es imprescindible: cuesta cuota.

Qué dicen los avisos. La plataforma no reescribe las citas al corregir el artefacto; si el dato cambió de fondo, agregue una nota en el cambio de estado (M9.3).

Requisito. RD-12 y RO-07.

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M8 · Riesgos, datos personales y controles

M8.1 · Vincular riesgos, controles y activos a una actividad — Disponible

Para qué sirve. Que el levantamiento sirva también para la gestión de riesgos: qué puede fallar en cada actividad, qué control lo cubre y qué activo de información se usa.

Cómo se hace.

1. En la vista de lectura, pulse la actividad en el diagrama.
2. En «Riesgos, controles y activos», elija el «Tipo» (riesgo, control o activo), escriba la «Descripción» y pulse «Agregar riesgo» —o el tipo elegido—.
3. Para quitar un vínculo, use «Quitar» a su lado.

Qué dicen los avisos. El panel muestra solo lo vinculado a la actividad elegida. Son datos del proceso, no del artefacto: agregarlos o quitarlos no cambia el diagrama ni el documento.

Requisito. RD-05 (vincular riesgos, controles y activos, Ley N° 21.663).

M8.2 · Marcar actividades y registros que tratan datos personales — Disponible

Para qué sirve. Cumplir con el deber de identificar los tratamientos de datos personales (Ley N° 21.719) desde el propio documento del proceso.

Cómo se hace.

1. En «Editar documento y matrices → Registros de operación», marque «Datos personales» en las filas que correspondan.
2. Guarde. El documento agrega el resumen de tratamientos y los registros marcados.

Qué dicen los avisos. La marca es una declaración del equipo, no una detección automática: la plataforma no inspecciona el contenido para adivinarla.

Requisito. RD-06.

M8.3 · Enmascaramiento antes de una generación — Versión 1.0

Para qué sirve. Evitar que datos personales identificables salgan de la máquina del Ministerio cuando se pide una generación con IA.

Cómo se hace.

1. En «Generar borradores con IA», el diálogo indica cuántos datos se enmascararán y con qué patrón configurado (RUT, teléfonos, correos y nombres de terceros).
2. La plataforma reemplaza cada coincidencia por una marca consecutiva antes de enviar el texto y la restituye en el borrador.
3. El administrador ajusta los patrones en «Administración → Enmascaramiento» (D3, A7).

Qué dicen los avisos. El registro de consumo indica cuántos datos se enmascararon; el contenido original nunca se escribe en los registros.

Requisito. RD-13 (enmascaramiento configurable).

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M9 · Revisión, comentarios y validación

M9.1 · Aviso de contenido generado con IA — Disponible

Para qué sirve. Que nadie confunda un borrador automático con un proceso validado.

Cómo se hace.

1. Al pulsar «Generar borradores con IA (RO-02)» aparece el aviso, antes de llamar a cualquier servicio: qué se enviará, que el resultado es un borrador sujeto a revisión humana, que consume cuota y que lo que los insumos no digan se marcará como pendiente.
2. Solo después de confirmar se ejecuta la generación.
3. Los seis artefactos quedan con la insignia «Borrador generado con IA» y el proceso pasa al estado «Borrador generado con IA».

Qué dicen los avisos. La insignia se mantiene aunque usted corrija el borrador: la condición de origen IA solo desaparece cuando una persona revisa y valida el artefacto (M9.3). Así lo exige la regla de uso responsable de IA.

Requisito. RO-07 (advertir e identificar los artefactos generados con IA).

M9.2 · Comentar un elemento o una sección — Versión 1.0

Para qué sirve. Que el dueño o un visualizador observen algo puntual sin modificar el artefacto, y que quede constancia de la resolución.

Cómo se hace.

1. Seleccione texto del documento o un elemento del diagrama y pulse «Comentar».
2. Escriba la observación y envíela. El autor recibe una notificación por correo con el enlace interno.
3. Quien corrige responde y marca el comentario como resuelto; el comentario y su resolución quedan en el historial.

Qué dicen los avisos. Un comentario abierto no bloquea la validación, pero queda a la vista en el panel de revisión hasta que se resuelve.

Requisito. RD-04 (comentarios en línea con registro de resolución).

M9.3 · Estados de revisión — Disponible

Para qué sirve. Que el proceso avance con un acuerdo explícito y no por costumbre.

Cómo se hace. En «Revisión y validación»:

1. Desde «Borrador generado con IA» o «En revisión», pulse «Marcar como revisado».
2. Desde «Revisado», pulse «Validar como dueño del proceso».
3. Para corregir algo ya revisado, «Devolver a revisión» (o «Reabrir revisión» si estaba validado).
4. Escriba la «Nota del cambio (opcional)» cuando el motivo no sea evidente.

Se avanza un paso a la vez: no se puede saltar de borrador a validado.

Qué dicen los avisos. El título indica la revisión vigente del proceso. Si el proceso cambió mientras decidía, la plataforma rechaza el cambio y pide recargar.

Requisito. RD-15 (estados de revisión por artefacto).

M9.4 · Historial: quién cambió cada estado y cuándo — Disponible

Para qué sirve. Saber quién aprobó qué y cuándo, sin depender de correos.

Cómo se hace. El bloque «Historial de estados» muestra, de la más reciente a la más antigua, la fecha, el estado anterior, el estado nuevo, la nota, si se confirmaron pendientes y el autor.

Qué dicen los avisos. El historial no se edita ni se borra: es un registro de solo inserción. En la versión 1.0, el autor corresponde a la cuenta institucional que hizo el cambio.

Requisito. RD-15 y RO-08 (historial con autor, fecha y cambios, y auditoría).

M9.5 · Validar con información pendiente — Disponible

Para qué sirve. No frenar la validación por un dato menor, pero tampoco validar por descuido.

Cómo se hace. Si quedan pendientes, el botón «Validar como dueño del proceso» se habilita solo al marcar la casilla «Confirmo que valido el proceso con esta información pendiente». La confirmación queda registrada con su nombre y la fecha.

Qué dicen los avisos. El bloque de advertencia enumera los pendientes y enlaza a «Revisión del modelo». Sin la casilla marcada, la validación se rechaza con el motivo.

Requisito. RD-15 y RO-07.

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M10 · Versiones y exportación

M10.1 · Historial de versiones del proceso — Disponible

Para qué sirve. Ver cuántas veces cambió el proceso, quién lo cambió y de dónde venía cada versión.

Cómo se hace. En «Versiones del proceso», la tabla lista cada versión con «Versión», «Guardada» (fecha y hora), «Autor» y «Origen» («Humano» o «Generado con IA»). La versión en uso dice «Vigente».

Qué dicen los avisos. Las seis piezas de un proceso —diagrama, documento y matrices— se versionan juntas: un número de versión corresponde al conjunto.

Requisito. RO-06 y RO-08.

M10.2 · Restaurar una versión anterior — Disponible

Para qué sirve. Volver al contenido de una versión anterior sin perder lo hecho después.

Cómo se hace.

1. En «Versiones del proceso», elija la versión que quiere recuperar.
2. Pulse «Restaurar».
3. La plataforma escribe una versión nueva con ese contenido y la deja vigente.

Qué dicen los avisos. «Versión N restaurada como versión M. Las versiones intermedias se conservan en el historial». Si la versión restaurada proviene de una generación con IA, el artefacto vuelve a «Borrador generado con IA» hasta que se revise. Si la versión elegida ya es la vigente, la plataforma lo dice y no hace nada. Los vínculos de riesgos y controles se conservan solo si la actividad sigue existiendo en la versión restaurada.

Requisito. RO-06 (consultar y restaurar versiones anteriores).

M10.3 · Exportar BPMN, SVG, PDF, DOCX, Markdown, XLSX y CSV — Disponible

Para qué sirve. Llevar el proceso a los formatos que el Servicio usa para publicar, presentar o archivar.

Cómo se hace.

1. Elija la pestaña del artefacto.
2. Descargue con los botones de la vista: «Descargar BPMN» y «Descargar SVG» en el diagrama; «Descargar MD», «Descargar DOCX» y «Descargar PDF» en el documento; «Descargar CSV» y «Descargar XLSX» en las matrices.

Qué dicen los avisos. Cada descarga deja constancia en la auditoría con el formato y la versión. El PDF y el DOCX llevan el aviso de borrador mientras el proceso no esté validado.

Requisito. RO-20 y RD-17 (exportación en BPMN XML, imagen, PDF de documentos y XLSX de RACI y SIPOC).

M10.4 · Abrir el BPMN en Bizagi Modeler o en bpmn.io — Disponible

Para qué sirve. Confirmar que el diagrama no queda encerrado en ProcesIA.

Cómo se hace.

1. Descargue el archivo BPMN.
2. En Bizagi Modeler use Exportar / Importar → BPMN. El diálogo «Abrir Modelo» solo acepta su formato nativo: no sirve para este archivo.
3. En el modeler de bpmn.io basta con abrir el archivo.

Qué dicen los avisos. La verificación con Bizagi Modeler 4.3.0.008 y con bpmn.io está documentada en la evidencia de interoperabilidad (D5).

Requisito. Numeral 2.8 f) de las bases (interoperabilidad con herramientas externas).

M10.5 · Qué pasa cuando la licencia vence — Versión 1.0

Para qué sirve. Que el Ministerio nunca pierda el acceso a su información por un vencimiento administrativo.

Cómo se hace. Al vencer la licencia, la plataforma entra en modo de solo lectura y exportación por al menos 90 días corridos: se puede consultar y descargar todo, no crear ni modificar. Pasado ese plazo, solo se conserva la exportación.

Qué dicen los avisos. Un aviso permanente en la franja superior indica la fecha de vencimiento y el plazo restante, con el enlace a exportación total.

Requisito. RD-11 y RO-19 (el vencimiento no elimina información).

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M11 · Panel de seguimiento

M11.1 · Procesos por estado, horas-persona y reuniones — Disponible

Para qué sirve. Ver el avance del levantamiento y compararlo con las metas del proyecto.

Cómo se hace. Abra «Tablero de seguimiento» (/#tablero). Encontrará «Indicadores» —horas-persona y reuniones promedio por proceso validado, frente a la meta—, «Procesos por estado» y «Horas-persona por proceso», con aviso cuando un proceso supera la meta.

Qué dicen los avisos. «Si un dato no está registrado, cuenta como cero»: las cifras salen de lo anotado en cada proceso (M2.2), no de una estimación.

Requisito. RD-08.

M11.2 · Cómo se registran las horas y las reuniones — Disponible

Para qué sirve. Que el indicador se pueda auditar.

Cómo se hace. En «Datos y seguimiento» de cada proceso, anote «Horas-persona registradas» y «Reuniones registradas» a medida que ocurren, y guarde. El tablero se recalcula solo.

Qué dicen los avisos. El campo admite hasta dos decimales; el tablero muestra el promedio con dos decimales y marca «sobre la meta» cuando corresponde.

Requisito. RD-08.

M11.3 · Consumo de cuota de IA por usuario — Versión 1.0

Para qué sirve. Que el administrador controle cuánto consume cada persona y asigne saldo.

Cómo se hace. En «Administración → Cuotas y consumo» (D3, A3) se ven las invocaciones por usuario y fecha, el servicio o modelo usado, el volumen procesado y el saldo. El administrador asigna o ajusta créditos.

Qué dicen los avisos. Cuando el saldo no alcanza, la plataforma rechaza la operación antes de llamar a AWS y no consume cuota.

Requisito. RO-09 (registro de invocaciones y control de cuotas por usuario).

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M12 · Ayuda y vocabulario

M12.1 · Ayuda contextual — Disponible

Para qué sirve. Entender una sección sin salir de ella ni abrir el manual.

Cómo se hace. Pulse el botón de signo de interrogación junto al título de cada bloque. Se abre una nota con las reglas de esa sección y sus límites.

Qué dicen los avisos. La ayuda dice explícitamente lo que la sección no hace: por ejemplo, que los generadores locales no llaman a AWS o que la exportación no se registra como etapa.

Requisito. RO-12.

M12.2 · Glosario CAIGG y nombres BPMN en español — Disponible

Para qué sirve. Unificar el vocabulario del levantamiento con la metodología y con BPMN 2.0.

Cómo se hace. Al final del bloque de artefactos, el vocabulario CAIGG lista los términos del Documento Técnico N° 89 con su definición, y la paleta del editor usa los nombres BPMN en español (tarea, compuerta exclusiva, evento de inicio, flujo de secuencia).

Qué dicen los avisos. Es distinto del glosario institucional de transcripción (M3.4): este explica la metodología; el otro corrige cómo se escriben los términos del Servicio.

Requisito. RO-12.

M12.3 · Mensajes frecuentes y qué hacer — Disponible

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Capturas por sección

Se toman al congelar la versión y se numeran con el código de la sección, para poder reemplazarlas sin tocar el texto. Ninguna captura puede mostrar datos de personas, terminal, código, configuración ni rutas del equipo.

Control de cambios